چیزهای زیادی برای اداره یک کسب و کار رو به رشد وجود دارد. با این حال، در مرکز همه فعالیت‌های دیگر شما، نحوه ارتباط کسب‌وکارتان است. اگر اعضای سازمان شما به خوبی ارتباط برقرار نکنند، همه چیز را کند می کند و پتانسیل رشد شما را محدود می کند. از سوی دیگر، داشتن ارتباطات کارآمد مزایای زیادی را به همراه دارد.
به عنوان مثال، کسب و کارهایی که شیوه های ارتباطی مؤثری دارند، به احتمال زیاد جابجایی کارکنان کمتری دارند. علاوه بر این، اگر کارکنان شما به خوبی با یکدیگر ارتباط داشته باشند، می توانید بهره وری را تا 25 درصد افزایش دهید. اگر علاقه مند به دریافت این نوع مزایا برای کسب و کار خود هستید، در ادامه 5 نکته وجود دارد که می توانید برای بهبود ارتباطات بین تیم خود از آنها استفاده کنید.
5 نکته برای بهبود ارتباطات در کسب و کار
یک مکان خوب برای شروع استفاده از ابزارهای حرفه ای نوشتن است. ابزارهای حرفه ای نوشتن هر زمان که اسنادی را ایجاد می کنید که در اختیار کارمندان خود قرار می گیرند مفید هستند. آنها اطمینان حاصل می کنند که نوشته شما واضح و از نظر گرامری صحیح است. این کار انتقال اطلاعات ضروری را آسان تر می کند و کارمندان شما به راحتی همه چیز را درک می کنند.
به عنوان مثال، ممکن است یک سند بزرگ داشته باشید که تمام مشخصات محصول شما را به تفصیل بیان می کند. با برخی از ابزارهای فنی نگارش، می توانید سند بهتری تولید کنید. این امر باعث صرفه جویی در وقت تیم شما می شود، زیرا آنها مجبور نخواهند شد آنقدرها برای روشن کردن چیزها یا بازخوانی سند صرف کنند. همچنین می توانید هنگام ایجاد اسناد مانند کتابچه راهنمای کارمند از ابزارهای حرفه ای نوشتن استفاده کنید. اساساً، اگر نوشته‌های زیادی دارید که به تیم خود می‌رسد، به دنبال بهبود کیفیت این نوشتار با کمک برخی ابزارها باشید. یک ابزار عالی برای شروع، Grammarly است که به طور خودکار خطاهای املایی و گرامری اسناد شما را بررسی می کند.
یک برنامه ارتباطی سندی است که مشخص می‌کند هر یک از اعضای یک تیم کجا، چه زمانی و چگونه باید ارتباط برقرار کنند. این مورد راه خوبی است تا همه بدانند چه نوع ارتباطاتی از آنها انتظار دارید تا سردرگمی ایجاد نشود. به عنوان مثال، میتوانید بیان کنید که یک جلسه هفتگی تیم، از طریق ویدئو کنفرانس، صبح‌های دوشنبه وجود دارد.
این سند همچنین اطلاعات تماس همه افراد درگیر در یک پروژه و مسئولیت آنها را فهرست می کند. این می تواند به از بین بردن سردرگمی زمانی که فردی در تیم سؤالی دارد یا نیاز به کمک دارد کمک کند. دفعه بعد که یک پروژه جدید را شروع می کنید، قبل از شروع به دنبال ایجاد یک برنامه ارتباطی باشید و ببینید که آیا در طول مدت پروژه به بهبود ارتباطات کمک می کند یا خیر.
استراتژی دیگری که می توانید امتحان کنید برون سپاری برخی از مسئولیت ها در بخش منابع انسانی است. از طریق برون‌سپاری منابع انسانی، میتوانید برخی از کارهای تکراری‌تر را از تیم منابع انسانی خود حذف کنید، که به آنها اجازه می‌دهد بیشتر بر روی وظایف دیگر تمرکز کنند.
به عنوان مثال، می توانید مدیریت منافع را به سازمان دیگری برون سپاری کنید. با از بین رفتن این وظیفه، تیم منابع انسانی شما می تواند بر ارائه آموزش ارتباطات به کارمندان شما یا توسعه یک کتابچه راهنمای جامع کارمندان تمرکز کند. حذف برخی از وظایف از تیم منابع انسانی شما نه تنها ارتباطات را بهبود نمی بخشد بلکه باعث صرفه جویی در هزینه کسب و کار شما می شود. مدتی را با کارکنان منابع انسانی خود بگذرانید و ببینید آیا وظایفی وجود دارد که آنها برون سپاری را توصیه می کنند تا بتوانند بر بهبود ارتباطات تمرکز کنند.
5 نکته برای بهبود ارتباطات در کسب و کار
کسب و کار شما ممکن است ارتباطاتی پایینتر از سطح ایده آل داشته باشد زیرا کارمندان شما هرگز یاد نگرفتند که چگونه در یک محیط حرفه ای به درستی ارتباط برقرار کنند. شاید این اولین شغل آنها بعد از دانشگاه باشد یا در مشاغل قبلی آنها تأکیدی بر ارتباطات خوب نبود. به هر دلیلی، این مشکلی است که می توانید با برخی از آموزش های ارتباطی آن را برطرف کنید.
آموزش ارتباطات زمانی است که شما مدتی را به آموزش روش های مناسب برای برقراری ارتباط در سازمان خود به کارکنان خود اختصاص می دهید. برای مثال، میتوانید در مورد نحوه نوشتن یک ایمیل حرفه‌ای، بحث در یک جلسه یا استفاده از نرم‌افزار کنفرانس ویدیویی خود، دستورالعمل‌هایی ارائه دهید.
حتی کارمندانی که مهارت‌های ارتباطی خوبی دارند، می‌توانند در انجام درست کارها از یک تجدید نظر بهره ببرند. اگر فکر می‌کنید که کارمندان شما می‌توانند از دستورالعمل‌های کوچکی در مورد نحوه برقراری ارتباط با یکدیگر استفاده کنند، روزی چند ساعت را برای ارائه برخی آموزش‌ها اختصاص دهید – مزایای این سرمایه‌گذاری اندک احتمالاً برای مدت طولانی دوام خواهد داشت.
در نهایت، گاهی اوقات ارتباط ضعیف نتیجه این است که یک تیم با یکدیگر احساس نزدیکی نمی کند. شاید همه در بخش های جداگانه کار کنند یا عادت به کار در یک تیم نداشته باشند. برقراری ارتباط با دیگران، حتی به صورت حرفه ای، سخت است، اگر احساس می کنید نمی دانید آن شخص کیست. یک راه آسان برای حل این مشکل از طریق برخی تمرینات تیم سازی است.
همه را دور هم جمع کنید و چند بازی یخ شکن انجام دهید. یا یک روز همه را برای ناهار بیرون ببرید. هدف این است که یک فعالیت برای تیم خود پیدا کنید که در آن آنها بتوانند کمی استراحت کنند و با یکدیگر آشنا شوند. هنگامی که آنها با یکدیگر احساس راحتی بیشتری می کنند، احتمالاً متوجه خواهید شد که ارتباطات راحت تر جریان می یابد و بهره وری افزایش می یابد.
با اجرای نکات بالا، باید شاهد بهبود ارتباطات کسب و کار خود باشید. با این حال، ممکن است یک شبه تغییری را حس نکنید. ارتباط قوی زمان می برد و شما باید صبور باشید. با این حال، نتایج ارزشش را دارند، بنابراین مطمئن شوید که مهارت های ارتباطی خوب را در اولویت کسب و کار خود قرار می دهید. اگر هر روز بر روی بهبود ارتباطات خود کار کنید، در نهایت، نتایجی را خواهید دید که دنبال آن هستید.
