اکثر مردم فکر می کنند که جلسات اتلاف وقت است. حق با آنهاست! واقعیت این است که بسیاری از جلسات ضعیف برگزار می شوند، هیچ هدف واقعی ندارند و وقت کارکنان را هدر می دهند – که باعث کاهش بهره وری می شود. کاملاً توصیه می کنم که در جستجوی جلسات کمتر و کارآمدتر باشید.
جلسه بازبینی ماهانه زمانی است که شما و تیمتان پیشرفت فعلی را در برابر عملکرد ایده آل خود مرور کنید. این جلسه یک تا دو ساعته باید برای تجزیه و تحلیل بخشهایی از استراتژی شما، بررسی وضعیت مالی و ایجاد تعدیل بر اساس عملکرد کلی صرف شود. این نوع جلسات سالهستا ثابت کننده استراتژی مدیریت شرکتها بوده است و به سادگی یکی از موثرترین راهها برای ادامه رشد شرکت و تنظیم موارد لازم بقا و توسعه است.
برای ما برنامه ریزی تجاری فقط یک رویداد یک باره یا سالانه نیست. در عوض، این یک روند مداوم است که در آن دائماً در حال بررسی و تنظیم دوره در صورت لزوم هستیم و در عین حال اطمینان می دهیم که در مسیر اهداف بزرگتر خود هستیم.
هر کسب و کاری با هر اندازه ای می تواند از زمان محاسبه شده ای برای توقف، بازبینی و تجدید نظر بهره مند شود. وقتی این جلسه به درستی انجام شود، می تواند به شما در تمرکز بر آنچه برای شرکت شما ضروری است، کمک کند، مشخص کنید که برای اندازه گیری دقیق آن به چه داده هایی نیاز دارید و چگونه این نتایج را به بهترین نحو ارائه و مرور کنید. علاوه بر این، روند بررسی برنامه ماهانه شما می تواند به روشهای زیر به کسب و کار شما کمک کند.
خیلی راحت می توان اجازه داد عملیات و فرایندها راکد و استاندارد شوند. بدون بازبینی منظم عملکرد، ممکن است مشکلات احتمالی تا زمانی که برای اولین بار شناسایی شده اند، بسیار بیشتر از قبل تشدید شوند. شما نمی خواهید زمان و منابع شرکت را در مواردی که بی اثر است هدر دهید، اما تغییر مسیر بدون پردازش اولیه دشوار است.
با کنار گذاشتن این زمان ماهانه، این فرصت را فراهم می کند که متعهد به یادگیری و تنظیم همه چیز و همه چیز شوید. این بر اساس اطلاعات خارج از دست نیست، بلکه بر اساس اطلاعات و داده های جامد است که به شما کمک می کند مهمترین و مهمترین چیزها را برای تجارت خود شناسایی و ارزیابی کنید.
بسته به نحوه ارائه این جلسه، این جلسه می تواند بینش بیشتری از سراسر کسب و کار شما به همراه داشته باشد. این که آیا شما در سراسر شرکت اطلاعات را به اشتراک می گذارید یا با رهبران منتخب هر بخش همکاری می کنید، بلافاصله دامنه تخصص را گسترش می دهد.
هرچه بیشتر هر رهبر و کارمندی بداند که در مورد دیگران چه اتفاقی می افتد ، بهتر می توانید اهداف موثر را همسو کرده و تولید کنید. همچنین این فرصت را برای شناسایی راه حل ها یا مسائل احتمالی خارج از مسئولیت های تیم اصلی شما فراهم می کند. شاید تیم محصول شما شکاف بالقوه ای در پیام های بازاریابی شما ببیند. یا کسی در منابع انسانی ناهماهنگی بالقوه کار/زندگی را در تیم فروش می بیند. هیچ یک از اینها بدون یک جلسه بازنگری اصلی مانند این زنده نمی شود.
مشارکت بیشتر افراد در مشاغل شما و ارائه اطلاعات دقیق تر، معمولاً منجر به مکالمات پربارتر در خارج از جلسه اصلی می شود. بله، خود جلسه برای بررسی فعالانه و تنظیم استراتژی شما در حال حاضر حیاتی است. با این حال، توجه به این اطلاعات به این معنی است که مسائل یا نوآوری های احتمالی در خارج از جلسه برنامه ریزی مورد بررسی قرار می گیرد. این امر به این دلیل است که کارکنان شما جهت مشخصی برای ارجاع در روز به روز دارند. آنها می دانند که استراتژی و داده ها به روز هستند و به عنوان ستاره شمالی برای پروژه ها و ابتکارات خود عمل می کنند.
ما برنامه ریزی را نه به عنوان یک سند، بلکه به عنوان یک ابزار مدیریتی که به راهنمایی تصمیمات و استراتژی کمک می کند، در نظر می گیریم. این طرز فکر است که به تیم ما کمک می کند تا این جلسات ماهانه را با موفقیت اجرا کند. ما یک استراتژی داریم، گام هایی برای طی کردن و اهداف کلیدی که انتظار داریم به آنها برسیم.
در اینجا یک مرور سریع از نحوه تشکیل جلسات بررسی ماهانه برنامه و آنچه در این سالها برای ما خوب کار کرده است، ارائه شده است.
ما همیشه ابتدا از اعداد شروع می کنیم . ماه گذشته در مقایسه با پیش بینی خود چگونه عمل کردیم ؟ در مقایسه با ماه مشابه سال قبل چگونه عمل کردیم؟ عملکرد سالانه ما چگونه است؟
در حالت ایده آل، این فرصت را خواهید داشت که همه صورتهای مالی ماهانه مربوطه را مرور کنید. حداقل باید صورت سود و زیان، ترازنامه و صورت جریان وجوه نقد خود را مرور کنید. اینها نمای کلی سطح بالایی از وضعیت مالی شما را ارائه می دهند و به شناسایی هرگونه ناهنجاری آشکار کمک می کنند. در صورت امکان، بررسی همه این موارد از طریق داشبورد تجاری ارزشمند است، به این ترتیب می توانید بلافاصله ارتباط برقرار کنید.
با در نظر گرفتن این اکتشاف در سطح بالا، می توانید به دنبال بودجه، سناریوهای پیش بینی مالی و عناصر خاصی باشید که مرتبط به نظر می رسند. این ممکن است مواردی مانند دسته های هزینه شما ، برنامه های پرداخت مطالبات/بدهی و غیره را شامل شود.
ما همیشه وقت خود را صرف اعداد و ارقام، فراتر از درآمد و هزینه های اصلی می کنیم تا بهتر بفهمیم عوامل اصلی عملکرد ما چه بوده اند. آیا همه خطوط تولید خوب عمل کردند؟ یا برخی عملکرد ضعیفی داشتند؟ آیا ما آنطور که برنامه ریزی کرده بودیم خرج کردیم یا مناطقی وجود داشت که در آنها افراط کردیم؟
مهمتر از همه، ما وضعیت نقدینگی و جریان نقدی خود را مرور می کنیم . آیا طبق برنامه پول جمع آوری کردیم؟ پیش بینی جریان نقدی ما برای چند ماه آینده چگونه است؟
در حالی که گزارش های مالی را می توان در خارج از جلسه بررسی کرد، بررسی آنها به صورت تیمی باعث تشویق سوالات و بحث پیرامون درآمد و هزینه های ما می شود. همچنین به شما کمک می کند تا مسائل یا فرصت های خاصی را که ممکن است به تنهایی از دست بدهید کشف کنید. و البته، به همه صدایی می دهد تا مراحل بعدی را برای شرکت و تیم های خاص آنها تعیین کنند.
هنگامی که عملکرد مالی خود را مرور می کنیم ، ” مراحل مهم ” خود را مرور می کنیم – وظایف بزرگی که امیدوار بودیم در ماه گذشته انجام دهیم و برنامه هایمان برای ماه آینده.
ما در مورد نحوه همکاری تیم های مختلف با یکدیگر در پروژه های مختلف بحث می کنیم و در مورد مراحل خاصی که برنامه ریزی کرده ایم صحبت می کنیم. آیا اینها هنوز تاکتیک هایی است که می خواهیم روی آنها کار کنیم و به اهدافمان کمک کند؟ آیا باید اولویت ها را تغییر دهیم؟ آیا یادگیری و اطلاعات جدیدی وجود دارد که باعث شود برنامه خود را تغییر دهیم؟
با مرور ابتکارات اصلی به صورت ماهانه، می توانیم چابک بمانیم و در صورت نیاز تغییرات را ایجاد کنیم. به همین دلیل است که ما آنها را پس از تجزیه و تحلیل منابع مالی خود بررسی می کنیم تا تعیین کنیم که آیا مراحل فعلی ما هنوز باید در اولویت باشد. با کسب اطلاعات بیشتر در مورد مشتریان و بازار، ممکن است استراتژی ها را تغییر داده و مراحل جدیدی را ایجاد کنیم.
در مرحله بعد، اهداف استراتژیک بلند مدت خود را مرور می کنیم. در حالی که این امر اغلب در وضعیت ما به عنوان یک شرکت ثابت تغییر نمی کند، استارتاپ های جدید ممکن است استراتژی خود را به طور مکرر تغییر دهند، زیرا آنها به دنبال یک مدل تجاری موفق هستند.
برای استارتاپ های اولیه، این مرحله از جلسه ممکن است مهمترین مرحله باشد و اغلب طولانی ترین طول می کشد. برای شرکت های تاسیس شده تر، این قسمت از جلسه معمولاً فقط چند دقیقه طول می کشد. در اینجاست که داشتن یک برنامه تجاری مناسب و کاربردی می تواند به سرعت روند کار کمک کند.
به جای بررسی عمیق در یک سند برنامه تجاری 40 صفحه ای برای مرور استراتژی خود، ما برنامه ناب یا برنامه تجاری یک صفحه ای خود را مرور می کنیم. این پوشش می دهد هویت شرکت ما، مشکل اصلی این که ما برای مشتریان، راه حل ما، حل رقابت و فروش و استراتژی بازاریابی. این همه در یک صفحه پس از آن آسان به خواندن، بررسی، و تغییر سرعت.
سرانجام، هر کس در تیم می تواند هر موضوعی را که می خواهد در مورد آن بحث کند مطرح کند. این می تواند شامل فرصت های جدیدی برای در نظر گرفتن، اولویت بندی ویژگی های محصول، مشارکت های احتمالی یا مسائل داخلی منابع انسانی باشد.
همه چیز عادلانه است و ما سعی می کنیم برای هر موضوعی که مطرح می شود راه حل ها و مراحل بعدی را ارائه دهیم. این نوع بحث های باز واقعاً به ایجاد ایده های جدید کمک می کند و دیدگاه های متفاوتی را از مدیران تیم های مختلف به ارمغان می آورد.
من معتقدم که همه شرکتها از بازبینی ماهانه تجارت خود سود خواهند برد. این نوع جلسات همه را در یک صفحه نگه می دارد، به اشتراک گذاری اطلاعات در مورد پیشرفت کمک می کند و برنامه ریزی را به ابزاری تبدیل می کند که به تیم ها در تصمیم گیری آگاهانه کمک می کند.
اما برای اجرای موفقیت آمیز این جلسات ماهانه، باید برخی کارهای اولیه را انجام دهید تا شما و تیم خود را در مسیر صحیح نگه دارید. در اینجا سه نکته برای ایجاد موفقیت آمیز بررسی ماهانه طرح کسب و کار وجود دارد.
مهم است که آن را به یک رویداد رسمی که در برنامه زمان بندی شده است تبدیل کنید. این نمی تواند اختیاری باشد و باید در یک زمان منظم باشد تا همه همیشه بدانند جلسه کی است. برای ما، ما جلسه را در پنجشنبه سوم هر ماه آغاز کردیم. با کارآمدتر شدن فرآیندهای حسابداری و حسابداری ما، ما توانستیم جلسه خود را به جمعه دوم ماه منتقل کنیم.
در حالی که موضوعات مختلف برای بحث مطرح می شود، مهم این است که جلسه بررسی برنامه شما دارای دستور کار قابل تکرار باشد. نه تنها ساختار ارائه می دهد، بلکه به تیم شما موارد خاصی را می دهد که باید از قبل بررسی شوند.
این بدان معناست که مطمئن شوید شماره های خود را برای بررسی آماده کرده اید و تیم شما اهداف خود را به روز کرده است. سعی کنید در صورت امکان محدودیت های زمانی را برای هر بخش تعیین کنید و طول جلسه را با قصد کامل پایان زودتر از زمان برنامه ریزی شده بیش از حد ارزیابی کنید. این بخش یک کار مداوم در حال پیشرفت خواهد بود و شما و تیم شما در هر جلسه بعدی به تدریج کارایی خود را ارتقا می دهید.
این جلسات بررسی برنامه فقط در مورد ماندن در دوره و پیروی کورکورانه از برنامه نیست. در عوض، آنها در مورد تنظیم طرح هستند. شاید متوجه شوید که باید بیشتر روی بازاریابی سرمایه گذاری کنید ، یا اینکه می توانید سریعتر از آنچه که در ابتدا برنامه ریزی کرده بودید گسترش یافته و استخدام کنید.
جلسه بررسی برنامه درباره تعدیل اهداف و استراتژی های شما بر اساس آنچه در ماه گذشته کشف کرده اید است.
به خاطر داشته باشید که اجرای موفقیت آمیز جلسات شما فقط یک شبه اتفاق نمی افتد. ایجاد ساختار مناسب برای شما و تیم شما به زمان نیاز دارد. همانطور که در این مقاله توضیح دادم، بهترین مکان برای شروع بازسازی جلسه، جلسه بررسی ماهانه برنامه است.
این یک مرور ضروری است که می تواند به طور مداوم تکرار، تصحیح و تنظیم شود، و این باعث می شود زمینه آزمایش کامل برای یک سیستم جدید باشد.
