نمودار وابستگی چیست؟

Affinity diagram یا همان نمودار وابستگی یکی از نمودار های کاربردی در مدیریت است.  این نمودار همچنین نمودار میل ، نقشه قرابت، روش KJ ، تجزیه و تحلیل موضوعی نیز نامیده میشود.

نمودار قرابت تعداد زیادی ایده را در روابط طبیعی آنها سازماندهی می کند. این خروجی سازمان یافته از یک جلسه طوفان فکری است. از آن برای تولید، سازماندهی و تجمیع اطلاعات مربوط به یک محصول، فرآیند، مسئله پیچیده یا مشکل استفاده کنید. پس از ایجاد ایده ها، آنها را بر اساس میل یا شباهت آنها گروه بندی کنید. این روش ایجاد ایده  بر خلاقیت و شهود تیم تأثیر می گذارد. این در 1960s توسط انسان شناس ژاپنی Jiro Kawakita ایجاد شد.

زمان استفاده از نمودار وابستگی

• وقتی در هرج و مرج ظاهری با حقایق یا ایده های زیادی روبرو می شوید
• وقتی مسائل برای درک بیش از حد بزرگ و پیچیده به نظر می رسند
• وقتی اجماع گروه ضروری است

شرایط معمولی عبارتند از:

• بعد از  تمرین طوفان مغزی
• هنگام تجزیه و تحلیل داده های شفاهی، مانند  نتایج نظرسنجی
• هنگام جمع آوری و سازماندهی مجموعه داده های بزرگ
• هنگام ایجاد روابط یا موضوعات بین ایده ها
• هنگام کاهش ویژگی ها به دسته هایی که می توانند در سطح بالاتری مورد بررسی قرار گیرند

فرایند نمودار وابستگی

فرایند نمودار قرابت به گروه اجازه می دهد از تفکر عادی و مقوله های از پیش تعیین شده خود خارج شوند. این تکنیک به دانش و درک بزرگی دسترسی دارد که در شهود ما استفاده نشده است. نمودارهای وابستگی تمایل دارند 40 تا 60 مورد داشته باشند. با این حال، دیدن 100 تا 200 مورد غیر معمول نیست.

مواد مورد نیاز:  یادداشت ها یا کارت های چسبناک، قلم های علامت گذاری و سطح کار بزرگ (دیوار ، میز یا کف).

مرحله 1: هر ایده را با قلم علامت گذاری روی یک یادداشت یا کارت جداگانه ضبط کنید

(در صورت جلسه طوفان فکری، اگر مشکوک هستید که طوفان فکری را با نمودار قرابت دنبال می کنید، مستقیماً روی یادداشت ها یا کارت های چسبان بنویسید.) به طور تصادفی یادداشت ها را روی یک سطح کاری بزرگ پخش کنید تا همه یادداشت ها برای همه قابل مشاهده باشد. کل تیم دور یادداشت ها جمع می شوند و در مراحل بعدی شرکت می کنند.

نکات: از نشانگرها استفاده کنید تا کلمات حتی از راه دور به وضوح خوانده شوند. با قلم های معمولی، خواندن ایده ها از هر فاصله ای دشوار است. ایده های نوشته شده باید بین سه تا هفت کلمه باشد.

مرحله 2: به دنبال ایده هایی باشید که به نظر می رسد به نوعی مرتبط هستند و آنها را در کنار یکدیگر قرار دهید

سعی کنید روابط بین ایده های فردی را جستجو کنید و از اعضای تیم بخواهید همزمان ایده ها (بدون صحبت) را در پنج تا 10 گروه مرتبط طبقه بندی کنند. این کار را تکرار کنید تا همه یادداشت ها گروه بندی شوند. مشکلی وجود ندارد که “تنها” هایی داشته باشیم که به نظر نمی رسد برای گروه مناسب باشد. همچنین جابجایی یادداشت دیگری که قبلاً آن را جابجا کرده است، اشکالی ندارد. اگر به نظر می رسد که یک نت به دو گروه تعلق دارد، یادداشت دوم را بنویسید.

نکات: بسیار مهم است که هیچ کس در این مرحله صحبت نکند. تمرکز باید بر جستجو و گروه بندی ایده های مرتبط باشد. همچنین مهم است که به این گروه ها “گروه بندی” گفته شود. یادداشت ها را به ترتیب مرتب نکنید یا دسته ها یا سرفصل ها را از قبل تعیین نکنید.

مرحله 3: بحث را با تیم خود آغاز کنید

از طریق این روابط، سعی کنید دسته ها را تعریف کنید و کارت های خلاصه یا سرصفحه برای هر گروه یا دسته ایجاد کنید. می توانید در مورد شکل نمودار، الگوهای شگفت انگیز و به ویژه دلایل جابجایی یادداشت های بحث برانگیز بحث کنید. در صورت لزوم تغییراتی ایجاد کرده و ایده ها را جابجا کنید. وقتی ایده ها برای رضایت تیم گروه بندی می شوند، برای هر گروه یک عنوان انتخاب کنید. برای انجام این کار، در هر گروه به دنبال یک یادداشت باشید که معنای گروه را نشان دهد. آن را در بالای گروه قرار دهید. اگر چنین یادداشتی وجود ندارد، یکی بنویسید. اغلب نوشتن یا برجسته کردن این یادداشت با رنگ متفاوت مفید است.

نکات: کارت های سرصفحه باید موضوع مشترک برای همه گروه ها را به وضوح مشخص کرده و باید توصیف کننده آن موضوع باشد.

مرحله 4: در صورت لزوم، گروه ها را به “گروه های فوق العاده” ترکیب کنید

با قرار دادن ایده ها در زیر کارت هدر، همه ایده ها را به دسته های مشخص شده اختصاص دهید.

نکته: تکلیف را بر اساس “احساس روده” انجام دهید، نه از طریق تفکر.

مثال نمودار نمودار میل شماره 1

تیم تولید ZZ-400 از یک نمودار قرابت برای سازماندهی لیست شاخص های عملکرد بالقوه خود استفاده کرد. شکل 1 نشان می دهد که اعضای تیم لیست طوفان فکری کرده اند. از آنجا که تیم یک برنامه شیفت کار می کند و اعضا نمی توانند برای انجام نمودار قرابت با هم ملاقات کنند، آنها روش را تغییر دادند.

شکل 1 طوفان مغزی برای مثال نمودار نمودار وابستگی

اعضای تیم هر ایده را روی یادداشت های چسبنده می نوشتند و یادداشت ها را به ترتیب تصادفی بر روی درهایی که به ندرت استفاده می شد، قرار می دادند. طی چند روز، همه یادداشت ها را مرور کردند و یادداشت ها را به گروه های مرتبط منتقل کردند. برخی افراد چندین بار الگوی در حال تحول را مرور کردند. پس از چند روز، گروه بندی طبیعی نشان داده شده در شکل 2 (زیر) ظاهر شد.

توجه داشته باشید که یکی از یادداشت ها، “ایمنی”، بخشی از عنوان گروه خود شده است. بقیه عناوین پس از ظهور گروه بندی اضافه شدند. پنج حوزه وسیع عملکرد مشخص شد: کیفیت محصول، نگهداری تجهیزات ، هزینه تولید، حجم تولید و ایمنی و محیط زیست.

شکل 2 مثال نمودار وابستگی

نمودار وابستگی مثال #2

مثال زیر از محیط بیمارستان آمده است. به منظور درک بهتر موانع تحویل به موقع داروها ، تیم تحقیق در شش مرحله یک نمودار قرابت ایجاد کرد.

1. یک سرپرست گروه را برای فعالیت تعیین کرد.
2. در مورد بیانیه موضوع یا مشکل به توافق رسیدند.
   نکته: بیان مشکل در قالب یک س (ال (“موانع تحویل به موقع داروها چیست؟”) اغلب می تواند مفید واقع شود.
3. طوفان فکری و ایده های ثبت شده.
   نکته: شما دو گزینه اصلی برای جمع آوری ایده از اعضای تیم دارید. مشارکت همه افراد در گروه با ضبط بی صدا (گزینه b، زیر) تضمین می شود، اما طوفان فکری سنتی نیز می تواند ایده هایی را ایجاد کند.

1. طوفان فکری سنتی – به ترتیب در اطراف گروه ، هر فرد هنگام اعلام محتوای کارت به گروه، ایده یا پاسخی به سوال روی کارت 3 اینچ در 5 اینچ می نویسد.
2. ضبط بی صدا – هر شخص پاسخ ها را روی 3 “x 5” کارت یا یادداشت های چسبناک، یک ایده برای هر کارت، می نویسد تا زمانی که همه اعضای تیم ایده های خود را به پایان برسانند.

• همه کارت ها را به دیوار وصل کنید و ایده های مشابه را با هم گروه بندی کنید. به عنوان مثال، تیم همه موضوعاتی را که نشان می دهد داروسازی ممکن است کم کار باشد، با هم ارسال کرد.
  نکته: پس از ارسال همه ایده ها برای اولین بار، گروه ها را با حرکت دادن کارت ها از یک شمع به دسته دیگر تنظیم کنید تا روابط نزدیک تر را نشان دهد. اعضای تیم باید هنگام نظم دادن ایده ها با یکدیگر صحبت کنند.
• برچسب بندی هر گروه بندی آخر با یک سرصفحه که موضوع کلی را مشخص می کند که همه موارد گروه به اشتراک می گذارند. شکل 3 (زیر) را ببینید.
• گروه بندی ها و سرفصل های نهایی را مرور کرد. با قدم زدن و بررسی یادداشت های ارسال شده ، همه اعضای گروه فرصتی پیدا کردند تا گروه بندی ها را ببینند و سپس در مورد آنها نظر دهند.

شکل 3 نمودار وابستگی به موقع تحویل داروها

مراحل بعدی: اتصال به سایر ابزارها

در حالی که یک نمودار قرابت ممکن است داده های جالب و ایده های مفیدی را ارائه دهد ، خود تمرین باید به تجزیه و تحلیل بیشتر منجر شود. اکنون تیم می تواند از یک نمودار روابط متقابل استفاده کند، یا حتی از یک نمودار علت و معلولی  برای یافتن علل اصلی داروهای دیررس استفاده کند.

یک نمودار قرابت، بیش از هر چیز، بحث در مورد یک مشکل یا مسأله را تحریک می کند و امکان بهبود یا راه حل را فراهم می کند.

نمودار وابستگی مثال 3

شرکت SQBOK به دنبال درک مشکلات و زمان بیش از حد مورد نیاز برای کارکنان جدید است. تیمی از مدیران استخدام، کارکنان جدید، مدیران منابع انسانی و همکاران همکار طوفان فکری انجام دادند و 15 مشکل را شناسایی کردند. در یک فرآیند نمودار قرابت، همه ایده ها بر روی صفحات “چسبنده” که روی یک تخته چسبانده شده بود، نوشته شد.

از گروه جداگانه ای که وظیفه مدیریت فرایند پردازش را بر عهده داشتند، خواسته شد تا هرگونه اشتراک یا رابطه بین ایده ها را شناسایی کنند. این گروه چهار دسته اصلی را معرفی کرد: آموزش، کاغذبازی، مقررات و فناوری. هر ایده در این زمینه های کلی طبقه بندی شد. شرکت SQBOK اکنون می تواند این چهار حوزه را ردیابی کرده و آنها را برای حل و فصل به گروه های مناسب اختصاص دهد. این روند همچنین مناطق کمبود را برجسته می کند.

جزئیات این تمرین ، که فرصت های بهبود را برای تیم برجسته می کند، در جدول زیر نشان داده شده است.