هر کارآفرینی تلاش کرده است که کارهای زیادی را برای انجام دادن در زمان کم انجام دهد. شما مشغول جلسات، پروژه ها، وظایف و ارتباطات هستید (بدون ذکر زمان شخصی و خانوادگی) و قبل از اینکه بدانید، تقویم شما مملو از کارهایی است که باید انجام دهید.
از یک طرف، خوب است که مشغول باشید ( شواهد علمی وجود دارد که افراد شلوغ بیشتر خوشحال هستند )، اما در عین حال، داشتن برنامه منظم مضرات جدی دارد.
اینها برخی از معایبی است که شما با یک برنامه بیش از حد فشرده مواجه خواهید شد:
راه حل چیست؟ یک برنامه دقیق تر داشته باشید – این بدان معناست که شما باید رویدادهای برنامه ریزی شده کمتر، سازماندهی کارآمدتر و ارزش و ضرورت بیشتری برای هر رویدادی که برنامه ریزی کرده اید داشته باشید.
البته، گفتن این امر آسان تر از انجام هر روز در ده جهت است، اما این استراتژی ها می تواند به شما کمک کند تقویم خود را سبک تر و کارآمدتر نگه دارید:
اولین کار شما این است که استفاده از چندین تقویم را به طور همزمان متوقف کنید. مراجعه به چند تقویم به طور همزمان، از جمله هرگونه یادداشت چسبی که در اطراف دفتر کار گذاشته اید، شانس رزرو مضاعف را افزایش می دهد، احساس گیجی می کند و برنامه شما را آشفته تر از آنچه هست نشان می دهد.
یک سرویس تقویم را انتخاب کنید (لازم نیست که فانتزی باشد – Google Calendar برای بسیاری از متخصصان خوب کار می کند) و از آن برای سازماندهی همه رویدادهای برنامه ریزی شده خود استفاده کنید.
جلسات می تواند راه موثری برای طوفان فکری به عنوان یک تیم ، تبادل اطلاعات و افزایش سرعت پیشرفت یکدیگر باشد. اما با آن روبرو باشید – آنها همچنین می توانند وقت گیران اصلی باشند.
بدیهی است که شما نمی توانید جلسات را به طور کامل از برنامه خود حذف کنید، اما می توانید در مورد برنامه ریزی جلسات خود انتخابی تر باشید. در تقویم خود فضایی را برای جلساتی که واقعاً اهمیت دارند، رزرو کنید و هنگام تعیین آنها، مطمئن شوید که یک دستور کار خاص و شرکت کنندگان ایده آل در نظر گرفته شده است تا بتوانید آنها را در زمان خود ارزش دهید.
هر زمان که رویدادی را در تقویم خود برنامه ریزی می کنید، سطح اولویت را برای آن تعیین کنید. می توانید از هر سیستمی که می خواهید استفاده کنید، اما یک گزینه این است که رویدادها را بر اساس اهمیت آنها کدگذاری کنید.
به عنوان مثال، رویدادهای قرمز می توانند رویدادهایی باشند که قابل برنامه ریزی مجدد نیستند و باید در آنها حضور داشته باشند، رنگ زرد می تواند رویدادهایی باشد که باید در آنها شرکت شود اما ممکن است به تعویق بیفتد، و سبز می تواند به راحتی جایگزین رویدادهایی شود که ممکن است بدون حادثه از آنها صرف نظر شود. این به شما در مدیریت تعارض برنامه در آینده کمک می کند و می تواند به شما در تجسم بهتر نیازهای روزانه کمک کند.
وقتی دو جلسه همزمان برگزار می شود ، برنامه ریزی هر دو وسوسه انگیز است به این امید که بتوانید از یکی به جلسه دیگر بروید، یا اینکه ممکن است در نهایت لغو شود. با این حال، رزرو دوگانه راهی سریع برای مسدود کردن برنامه شما و وسیله ای مطمئن برای استرس شما است.
رزرو مضاعف را به طور کامل متوقف کنید. هنگامی که با یک ناسازگاری برنامه روبرو می شوید ، فوراً تصمیم بگیرید که کدام رویداد را در اولویت قرار می دهید و رویداد دیگر را از ذهن خود پاک کنید.
قانون پارکینسون یک پدیده روانشناختی جالب است که بیان می کند هرچقدر زمان زیادی برای تکمیل آن در نظر گرفته شود، کار گسترش می یابد. به طور خلاصه، اگر یک ساعت به خود اختصاص دهید تا جلسه ای را برگزار کنید، یک ساعت طول می کشد ، اما اگر نیم ساعت آن را برنامه ریزی کنید، نیم ساعت طول می کشد.
بدیهی است، این یک قانون سختگیرانه نیست، اما حقیقتی وجود دارد که تعیین بازه های زمانی دقیق تر می تواند به شما کمک کند در زمان کمتری کارهای بیشتری را انجام دهید. برای جلسات زمان کمتری از آنچه فکر می کنید نیاز دارید برنامه ریزی کنید – این به شما کمک می کند تا سریعتر به مقصد برسید.
به احتمال زیاد، شما تنها فردی نیستید که برای خود برنامه ریزی می کنید. این که آیا شما یک دستیار، یک شریک یا همکارانی دارید که وقت شما را می خواهند، سایر افراد از طرف شما برنامه ریزی می کنند.
اگر می خواهید برنامه خود را منظم نگه دارید و تیم خود را در یک صفحه نگه دارید ، راهی برای به اشتراک گذاشتن تقویم خود با آنها پیدا کنید. به این ترتیب، همه افراد مرتبط با مکالمه می توانند برنامه شما را همزمان ببینند و قبل از اینکه داوطلب شما شوند تا در یک جلسه یا رویداد خاص شرکت کنید، آن را ارجاع دهند.
همچنین می توانید با واگذاری برخی از مسئولیت های خود به دیگران ، برنامه های برنامه ریزی شده را به طور چشمگیری کاهش دهید.
آیا جلسه نیمه مهمی وجود دارد که این هفته وقت آن را ندارید؟ ببینید آیا یکی از کارکنان شما می تواند به جای شما شرکت کند و یادداشت هایی برای شما بگیرد تا بعداً بررسی کنید. آیا کنفرانسی در صنعت وجود دارد که شرکت شما نیاز به حضور در آن داشته باشد؟ ببینید آیا یکی از فروشندگان شما می تواند هزینه را هدایت کند یا خیر. این امر به ویژه هنگام مدیریت تعارضات برنامه ، یا ایجاد فرصت برای اولویت های بالاتر مفید است.
همچنین می توانید با اولویت بندی فضا در تقویم خود، برنامه ای دقیق تر داشته باشید. شما مجبور نیستید هر ساعت را با الزامات تجاری و حرفه ای پر کنید، و همچنین مجبور نیستید زمان شخصی خود را برای چیزهای اضافی رزرو کنید.
به طور فعال برای خود استراحت برنامه ریزی کنید، از جمله استراحت ناهار، تعطیلات و توقف های سخت در پایان روز. حفظ تعادل سالم بین کار و زندگی با زمان شخصی و خانوادگی بیشتر، سطح استرس شما را کاهش می دهد و برعکس، در واقع می تواند شما را مولدتر کند. در مقابل تمایل به تسلط بر زندگی خود با کار مقاومت کنید و وقت خود را در اولویت قرار دهید.
با استفاده از این استراتژی ها، می توانید برنامه ای بسیار دقیق تر و کارآمدتر داشته باشید. شما در کار خود مولدتر و کارآمدتر خواهید بود، اما مهمتر از آن، استرس کمتری خواهید داشت و نیروی مثبتی در دنیای تجارت خواهید داشت.
ممکن است نتوانید تمام این استراتژی ها را یک شبه به اجرا درآورید، اما اگر در طول زمان موارد ذکر شده اجرا شود، به احتمال زیاد متوجه تفاوت قابل توجهی در رفتار، عادات کاری و حتی خلق و خوی خود خواهید شد.
2 Comments
ممنون
موفق باشید